Buchhaltungssoftware Kosten 2026: Preise, Tarife und E-Rechnung

Buchhaltungssoftware ist für Selbstständige und kleine Unternehmen zur Pflichtausstattung geworden. Buchhaltungssoftware kostet 2026 rund 8 bis 70 EUR netto im Monat. Reine Rechnungstools beginnen bei 8 EUR, komplette EÜR-Buchhaltung liegt bei 13 bis 23 EUR. Es gibt sogar dauerhaft kostenlose Einstiegstarife. Die E-Rechnungspflicht macht die Software für die meisten Betriebe faktisch unverzichtbar. Dieser Ratgeber vergleicht die Anbieterpreise, erklärt die Tarifstufen und zeigt, wo sich sparen lässt.

Kosten 2026 im Überblick

Die Tarife reichen von 0 bis rund 70 EUR netto im Monat. Der Funktionsumfang bestimmt die Stufe. Die folgende Tabelle zeigt die Klassen.

Die Tabelle zeigt eine klare Logik: Je näher die Software an der vollständigen Buchführung mit Gewinnermittlung und Auswertungen arbeitet, desto teurer wird sie. Die meisten Freiberufler sind mit 10 bis 20 EUR im Monat komplett versorgt, während wachsende Unternehmen mit Lager, Team und Lohn in die oberen Stufen wachsen. Alle Preise verstehen sich netto, denn als Betriebsausgabe holt sich der Unternehmer die Umsatzsteuer über den Vorsteuerabzug zurück.

Kostenlose Tarife und Grenzen

Einige Anbieter haben dauerhaft kostenlose Tarife. Papierkram Free ist der umfangreichste. Die Grenzen liegen bei Volumen und Komfort.

Wer klein startet, kann tatsächlich mit 0 EUR beginnen. Papierkram Free bietet dauerhaft kostenlose Basisbuchhaltung mit Rechnungen, Angeboten, Belegen, E-Rechnung und Zeiterfassung, begrenzt auf 100 Megabyte Speicher und ohne Mobile-App und Teamfunktionen. sevdesk erlaubt im Gratis-Tarif drei Rechnungen pro Monat, Accountable im kostenlosen Einstieg unbegrenzte E-Rechnungen bei maximal fünf Ausgaben im Monat. Lexware Office, FastBill und WISO bieten dagegen nur Testphasen von 14 bis 30 Tagen. Für Nebenerwerbler mit wenigen Rechnungen reicht ein Gratis-Tarif oft jahrelang, und der Umstieg auf den Bezahltarif geht später ohne Datenverlust.

Reine Rechnungstools

Rechnungstools kosten rund 8 bis 13 EUR netto im Monat. Sie schreiben Rechnungen und Angebote. Die Buchhaltung bleibt außen vor.

Die Einstiegsklasse schreibt rechtskonforme Rechnungen inklusive E-Rechnung, verwaltet Kunden und Angebote und mahnt offene Posten an. Lexware Office S kostet 7,90 EUR, FastBill Solo 9 EUR im Jahresabo, sevdesk Rechnung 9,90 EUR und WISO Rechnungen und Angebote 10,90 EUR. Wer nur wenige Ausgangsrechnungen schreibt und die Buchhaltung dem Steuerberater überlässt, ist hier richtig. Die Grenze zeigt sich, sobald Belege, Bankumsätze und die Umsatzsteuer-Voranmeldung ins Spiel kommen, denn dafür braucht es die nächste Stufe. Der Wechsel innerhalb desselben Anbieters ist meist mit einem Klick erledigt.

EÜR-Buchhaltung für Freiberufler

Die EÜR-Klasse kostet rund 13 bis 23 EUR netto im Monat. Sie deckt die komplette Buchhaltung des Freiberuflers ab. Das ist die beliebteste Stufe.

Diese Stufe erledigt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung komplett: Belege werden per KI erfasst, Bankumsätze automatisch zugeordnet, die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht per ELSTER direkt ans Finanzamt, und der Steuerberater erhält seinen DATEV-Export. Lexware Office M kostet 12,90 EUR, Papierkram M 19,90 EUR im Jahresabo, WISO Buchhaltung 19,90 EUR und sevdesk Buchhaltung 22,90 EUR im Jahresabo. Für die große Mehrheit der Solo-Selbstständigen und Freiberufler ist diese Klasse der Endausbau, denn mehr Buchhaltung verlangt das Finanzamt von ihnen nicht. Der Zeitgewinn gegenüber der Handarbeit ist erheblich.

Vollbuchhaltung für KMU

Die KMU-Klasse kostet rund 22 bis 70 EUR netto im Monat. Hier kommen GuV, Kostenstellen und Mehrbenutzer dazu. Warenwirtschaft ist die teuerste Stufe.

Bilanzierende Unternehmen brauchen mehr: Gewinn- und Verlustrechnung, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Kostenstellen, API-Zugänge und Zugriff für Team und Steuerkanzlei. Lexware Office L und XL kosten 21,90 und 32,90 EUR, sevdesk Buchhaltung Pro 30,90 EUR im Jahresabo. BuchhaltungsButler beginnt bei rund 25 EUR und reicht bis rund 50 EUR, FastBill Premium liegt bei 53 EUR im Jahresabo. Die Spitze markiert WISO Warenwirtschaft mit 69,90 EUR für fünf Nutzer inklusive Lagerverwaltung. Wer Mitarbeiter, Lager oder hohe Belegvolumen hat, findet hier den passenden Rahmen und zahlt trotzdem weniger als für eine einzige Steuerberaterstunde im Monat.

Was beeinflusst die Kosten

Die Kosten bestimmen Funktionsumfang, Nutzerzahl und Automatisierung. Die KI-Belegerkennung ist ein typisches Tarifkriterium.

Der Funktionsumfang ist der Haupthebel, denn zwischen Rechnungsschreiben und Bilanz liegen die Tarifwelten. Danach zählen die Zahl der Nutzer und Bankkonten, die etliche Anbieter ausdrücklich staffeln, sowie die KI-Belegerkennung, die Papierkram im S-Tarif etwa auf 15 Belege im Monat begrenzt. WISO staffelt als Besonderheit nach Jahresumsatz. Dazu kommen Lohnmodule, DATEV- und Steuerberateranbindung sowie API-Zugänge für Onlinehändler. Auch die Zahlweise wirkt kräftig mit, denn das Jahresabo ist durchgehend günstiger als die monatliche Zahlung. Wer seine Anforderungen ehrlich auflistet, findet den passenden Tarif ohne teure Reserven.

Anbieterpreise im Vergleich

Die Anbieter liegen im Kern erstaunlich nah beieinander. Die folgende Tabelle zeigt die Jahresabo-Preise je Monat.

Alle Werte sind Nettopreise je Monat im Jahresabo, Stand Juli 2026. Auffällig ist die enge Spanne in der Mitte, denn die EÜR-Buchhaltung kostet fast überall zwischen 13 und 23 EUR. Unterschiede stecken im Detail: Papierkram punktet mit dem Gratis-Einstieg, Lexware Office mit dem günstigsten Gesamtpaket, sevdesk mit der Automatisierung, BuchhaltungsButler mit Buchhaltungstiefe für anspruchsvollere Betriebe. Aktionsrabatte für Neukunden verschieben die Preise zeitweise deutlich nach unten.

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sevdesk und Lexware Office

Die beiden Marktführer staffeln in klaren Stufen. Lexware Office beginnt bei 7,90 EUR. sevdesk bietet 24-Monats-Rabatte.

Lexware Office, früher lexoffice, führt vier Tarife von S für 7,90 EUR bis XL für 32,90 EUR, monatlich kündbar und mit 50 Prozent Rabatt in den ersten drei Monaten für Neukunden. sevdesk staffelt in Rechnung, Buchhaltung und Buchhaltung Pro: Der Buchhaltungstarif kostet 25,90 EUR monatlich, 22,90 EUR im Jahresabo und 19,90 EUR bei 24 Monaten Laufzeit. Beide decken E-Rechnung, KI-Belegerfassung, ELSTER und DATEV-Export ab. Die Wahl ist oft Geschmackssache der Bedienung, deshalb lohnt der Parallel-Test, denn beide Anbieter lassen sich 14 bis 30 Tage kostenlos ausprobieren.

Papierkram und FastBill

Papierkram startet gratis, FastBill bei 9 EUR. Beide zielen auf Selbstständige. Die Bezahltarife bleiben übersichtlich.

Papierkram ist der Preisbrecher: Der Free-Tarif kostet dauerhaft nichts, die Bezahltarife reichen von 9,90 EUR für S bis 39,90 EUR für L im Jahresabo, inklusive Zeiterfassung als Besonderheit für Dienstleister. FastBill setzt auf Einfachheit und Automatisierung mit Solo für 9 EUR, Plus für 14 EUR und Pro für 27 EUR im Jahresabo, die Premiumstufe mit automatischem Belegimport kostet ab 53 EUR. Beide eignen sich besonders für Freiberufler und kleine Teams, die schlanke Werkzeuge statt großer Suiten wollen. Der Gratis-Einstieg bei Papierkram macht den risikofreien Praxistest besonders leicht.

E-Rechnung als Kostentreiber

Die E-Rechnungspflicht macht Software faktisch unverzichtbar. Seit 2025 gilt die Empfangspflicht. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können. Bis Ende 2026 läuft die Übergangsfrist, in der Papier und einfache PDF mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt sind. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 EUR Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für praktisch alle Geschäfte zwischen Unternehmen, ausgenommen Kleinbeträge unter 250 EUR. Praktisch alle aktuellen Tarife bis hin zu den Gratis-Angeboten haben die E-Rechnung bereits integriert, womit die Software das mit Abstand günstigste Werkzeug für die neue Pflicht ist.

Lohnabrechnung als Zusatzmodul

Das Lohnmodul kostet ab rund 13 EUR im Monat extra. Der Preis wächst mit der Mitarbeiterzahl. Ohne Mitarbeiter entfällt der Posten komplett.

Sobald das erste Teammitglied auf der Gehaltsliste steht, kommt die Lohnabrechnung dazu. Lexware bietet Lohn und Gehalt als Zusatzmodul ab 12,90 EUR im Monat an, gestaffelt nach Mitarbeiterzahl bis über 50 Beschäftigte. Auf das Jahr gerechnet sind das mindestens rund 155 EUR zusätzlich. Alternativ übernimmt der Steuerberater die Lohnabrechnung gegen Gebühr je Abrechnung, was bei wenigen Mitarbeitern konkurrenzfähig sein kann. Wichtig ist nur die klare Trennung: Das Lohnmodul gehört nicht in die Grundkalkulation, denn Solo-Selbstständige zahlen dafür schlicht nichts und sollten Tarife ohne Lohnzwang wählen.

Excel und manuelle Buchführung

Excel kostet nichts und ist trotzdem die teuerste Lösung. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit. Die E-Rechnung kann Excel gar nicht.

Die Tabellenkalkulation scheint gratis, hat aber zwei fundamentale Probleme. Erstens verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eine unveränderbare Aufzeichnung, und nachträglich änderbare Tabellen sind bei einer Betriebsprüfung angreifbar. Zweitens kann Excel keine E-Rechnungen im Pflichtformat erstellen und verarbeiten, womit die Methode für B2B-Rechnungssteller ab 2027 und 2028 faktisch ausscheidet. Dazu kommt der Zeitaufwand, denn Bankabgleich, Belegablage und Voranmeldung von Hand kosten jeden Monat Stunden. Gegen 10 bis 20 EUR Softwaremiete gerechnet, ist die Handarbeit die teuerste Form der Buchhaltung.

Vergleich zum Steuerberater

Die Buchführung beim Steuerberater kostet ein Vielfaches der Software. Üblich sind ab rund 72 EUR im Monat. Das Hybridmodell ist der Standardweg.

Lässt ein Selbstständiger mit rund 40.000 EUR Jahreseinkünften die laufende Buchführung komplett vom Steuerberater erledigen, kostet das nach der Gebührenverordnung rund 21 bis 124 EUR im Monat. Üblich ist die Mittelgebühr ab etwa 72 EUR, und das nur für die Buchführung ohne Abschluss. Software für 10 bis 30 EUR kostet also grob ein Drittel bis ein Zehntel. Der bewährte Mittelweg ist das Hybridmodell: Sie buchen laufend selbst in der Software, der Steuerberater übernimmt Abschluss und Steuererklärung auf Basis des DATEV-Exports. So sinkt auch dessen Rechnung, weil die Vorarbeit sauber digital vorliegt.

Software von der Steuer absetzen

Die Softwaremiete ist voll absetzbare Betriebsausgabe. Effektiv sinkt die Belastung um rund 30 bis 45 Prozent. Die Vorsteuer kommt zurück.

Die Abokosten der Buchhaltungssoftware sind zu 100 Prozent Betriebsausgabe und mindern bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Zahlungsjahr den Gewinn. Umsatzsteuerpflichtige holen sich zusätzlich die ausgewiesene Umsatzsteuer über den Vorsteuerabzug zurück, weshalb die Nettopreise der Anbieter die relevante Rechengröße sind. Je nach persönlichem Steuersatz sinkt die effektive Belastung damit um rund 30 bis 45 Prozent: Aus 20 EUR Monatsmiete werden wirtschaftlich betrachtet nur noch 11 bis 14 EUR. Diese Rechnung macht die Software noch einmal deutlich günstiger, als der Listenpreis vermuten lässt.

Jahresabo gegen Monatsabo

Das Jahresabo spart je nach Anbieter bis zu 360 EUR im Jahr. Die Rabatte sind erheblich. Flexibilität kostet Aufpreis.

Die Zahlweise ist der einfachste Sparhebel: sevdesk Buchhaltung kostet monatlich 25,90 EUR, im Jahresabo 22,90 EUR und bei 24 Monaten 19,90 EUR, was bis zu 72 EUR im Jahr spart. Bei BuchhaltungsButler ist der Effekt am größten, denn die Premiumstufe fällt im Jahresabo von rund 80 auf rund 50 EUR, eine Ersparnis von rund 360 EUR im Jahr. Das monatlich kündbare Abo lohnt nur in der Testphase oder bei absehbarem Wechsel. Wer nach dem kostenlosen Test beim Anbieter bleibt, sollte konsequent auf die Jahreszahlung umstellen und die Ersparnis mitnehmen.

Beispielrechnung Freiberufler und KMU

Der Freiberufler zahlt rund 155 EUR im Jahr, das KMU rund 371 bis 600 EUR. Die Beispiele zeigen die realen Größenordnungen.

Beispiel eins, Freiberufler mit EÜR: Lexware Office M kostet im Jahr 154,80 EUR netto, mit der Neukundenaktion im ersten Jahr rund 135 EUR. Die Sparvariante Papierkram Free kostet 0 EUR, der M-Tarif 238,80 EUR im Jahr. Beispiel zwei, bilanzierendes KMU: sevdesk Buchhaltung Pro kostet im Jahresabo 370,80 EUR, BuchhaltungsButler Premium rund 600 EUR, jeweils zuzüglich Lohnmodul ab rund 155 EUR im Jahr, sobald Mitarbeiter abgerechnet werden. Nach Steuerwirkung schrumpfen alle Beträge nochmals um rund ein Drittel. Verglichen mit der ausgelagerten Buchführung bleibt die Software in jedem Szenario die klar günstigste Lösung.

Häufige Fehler bei der Wahl

Der häufigste Fehler ist der überdimensionierte Tarif. Auch Aktionspreise und Wechselkosten werden gern falsch eingeschätzt.

Wer als Solo-Freiberufler den KMU-Tarif bucht, zahlt Monat für Monat für Kostenstellen und Nutzerplätze, die niemand verwendet, und der Unterschied beträgt bei Lexware bis zu 300 EUR im Jahr. Der zweite Fehler ist die Entscheidung nach Aktionspreis, denn 80 Prozent Rabatt für drei Monate sagen nichts über den Dauerpreis danach. Drittens unterschätzen Wechsler die Umzugskosten, denn Belegarchiv und Buchungshistorie ziehen nicht immer sauber mit um. Deshalb gilt: klein starten, Tarif bei Bedarf hochstufen und den Anbieter vorher gründlich testen, statt später mitten im Geschäftsjahr zu wechseln.

5 Wege, bei der Software zu sparen

Jahresabo, passende Stufe und Aktionen sparen am meisten. Der Gratis-Einstieg kostet gar nichts.

Erstens: das Jahresabo wählen und je nach Anbieter bis zu 360 EUR im Jahr sparen. Zweitens: die passende Tarifstufe buchen, denn wer nur Rechnungen schreibt, zahlt bei Lexware 7,90 statt 32,90 EUR und spart 300 EUR im Jahr. Drittens: mit einem Gratis-Tarif wie Papierkram Free starten und erst bei echtem Bedarf upgraden. Viertens: Neukundenaktionen mitnehmen, denn Lexware halbiert die ersten drei Monate, Accountable gewährt zeitweise 80 Prozent, und WISO halbiert Gründern das erste Jahr, was beim Buchhaltungstarif 119,40 EUR spart. Fünftens: Zusatzmodule wie Lohn oder API nur buchen, wenn sie tatsächlich gebraucht werden.

Buchhaltungssoftware Kostenrechner

Der Rechner findet die passende Tarifstufe für Ihr Geschäft. So sehen Sie Ihre realen Jahreskosten.

Geben Sie Rechtsform, Rechnungsvolumen und Mitarbeiterzahl an, und der Rechner zeigt die passende Kostenstufe samt Jahreskosten vor und nach Steuerwirkung. So vergleichen Sie die Anbieter auf Basis Ihrer tatsächlichen Anforderungen statt nach Werbeversprechen.

Häufige Fragen zu den Kosten